Lo bueno y lo malo de las herramientas online para reuniones de equipo

Hoy en día, muchas empresas han tenido que volcarse al mundo digital y resignificar la manera en que se comunican entre colegas de trabajo, acogiéndose a las medidas que los gobiernos en los diferentes países han tomado, debido a la contingencia sanitaria que se vive en el mundo entero.

De esta forma, se ha vuelto fundamental contar con una conexión a internet rápida, estable y segura para hacer teletrabajo eficientemente y aprovechar las ventajas de la tecnología, entre ellas, las herramientas de comunicación que han cobrado protagonismo para hacer las labores del día a día con la empresa más fáciles.

Estas son algunas de las herramientas para hacer reuniones en línea durante el teletrabajo, así como sus ventajas y desventajas:

1. Microsoft Teams

Es una plataforma de comunicación y colaboración online que le ofrece a los trabajadores mensajería instantánea, reuniones en video, almacenamiento de archivos y varias aplicaciones para hacer más fáciles las labores en equipo.

Ventajas:

  • La función del chat permite almacenar sesiones, videoconferencias y otras reuniones en un solo lugar.
  • Incluye los servicios de Office 365 y cuenta con extensiones que pueden integrarse con otros productos que no son de Microsoft.
  • Está basada en la nube, permitiendo acceder a ella desde cualquier lugar a través del escritorio o la aplicación móvil, en Android y iOS.

Desventajas:

  • Requiere mucho espacio en el disco del servidor (entre 100 y 325 MB, según la versión de Microsoft Office)
  • Si eliges una instalación de Estación de trabajo o Ejecutar desde servidor de red, deberás estar conectado al servidor para ejecutar cualquiera de los programas de Office; además, estos pueden tornarse lentos si el uso del servidor es muy alto.

2. Cisco Webex

Esta herramienta hace posible que el trabajo en conjunto se lleve a cabo de una forma intuitiva. Cisco Webex combina audio, video y uso compartido de contenido que facilitan las reuniones, incluso para una persona que la usa por primera vez.

Ventajas:

  • Permite unirte a las reuniones desde tu escritorio o dispositivo móvil sin necesidad de descargas ni complementos.
  • Cuenta con una potente detección de ruido de fondo que evita las distracciones durante las reuniones. Además, puedes personalizarlas según cada usuario.
  • Ofrece una calidad de video de la mayor calidad.
  • Permite reuniones hasta más de 1.000 asistentes y eventos en línea hasta más de 3.000 asistentes.

Desventajas:

  • El uso compartido de contenidos solo es compatible con Chrome y Firefox, y con reuniones habilitadas para video de Webex.
  • Puede pasar que la edición de un documento no sea visible durante el uso compartido de aplicaciones.

3. Hangouts

Google Meet es ideal para organizar clases de capacitación virtual, reuniones, entrevistas remotas, o simplemente, llamadas de voz. Cuenta con opciones Basic and Business, que permite hasta 25 participantes, o el Plan Enterprise, donde podrás hacer reuniones hasta con 100 personas sin límite de tiempo.

Ventajas:

  • Se puede usar en computadores y celulares.
  • Tiene variedad de emoticones y gifs para compartir.
  • Permite enviar mensajes de voz.
  • Disponible para Android y iOS.

Desventajas:

  • No permite ponerte en modo “Invisible”.
  • No permite enviar archivos multimedia.

4. Meet

Una de las características más notables frente a la competencia es su calidad de video HD y audio nítido. Permite hacer videoconferencias, seminarios web, así como el uso compartido de doble pantalla. Cuenta con la funcionalidad de detección de voz.

Ventajas:

  • Permite adaptarse fácilmente a cualquier modalidad de trabajo.
  • Tiene una interfaz intuitiva y fácil de usar.
  • Te permite hacer videollamadas de hasta 500 participantes y 10.000 espectadores.
  • Te permite grabar las reuniones en formato de video.
  • El plan gratuito ofrece más de lo que normalmente necesitarías: puedes hacer videollamadas con hasta 100 participantes.

Desventajas:

  • Los menús desplegables no se muestran cuando se comparte una ventana.
  • A veces las llamadas de acceso telefónico se cortan inesperadamente.
  • El navegador a veces se bloquea cuando se intenta compartir una pantalla. Esto pasa si se utiliza adaptadores de video incompatibles.

5. Skype for business

Es una de las herramientas de reunión más fáciles de conseguir en el mercado y ofrece un excelente servicio al cliente. Es de bajo costo y tiene todas las herramientas de colaboración más importantes para tus reuniones.

Ventajas:

  • Es fácil y rápido de instalar.
  • Ofrece llamadas telefónicas gratuitas a otros usuarios Skype en cualquier parte del mundo.
  • Las llamadas tienen alta calidad de sonido y son muy seguras.
  • Funciona en la mayoría de equipos como Windows, Mac OS X, Linux y Pocket Out.

Desventajas:

  • Puedes tener contactos no deseados.
  • Las llamadas y el buzón de voz no son gratuitos.
  • Algunas veces hay mala resolución de video.

6. GoToMeeting

Esta herramienta te permite organizar reuniones de negocios en línea con colaboradores, contratistas o clientes fuera de tu zona horaria.

Ventajas:

  • Permite al usuario tener el control total sobre el equipo de un participante.
  • Puedes enviar documentos en tiempo real.
  • Permite grandes reuniones (hasta 250 participantes).
  • Te permite grabar las reuniones y conferencias.
  • Se puede integrar a Zapier, Google Calendar e incluso Chrome en el software.

Desventajas:

  • Requiere una conexión a internet estable. Cuando hay inestabilidad se debe reiniciar la reunión, lo que puede ser problemático si tienes una gran cantidad de asistentes.
  • Es necesario que los usuarios tengan equipos o dispositivos móviles actualizados.
  • No cuenta con un plan gratuito, por lo que deberás acceder a sus funciones premium.
  • La opción de chat es limitada.
  • Puede ocupar mucho ancho de banda.

7. Jitsi

Es un programa que puedes usar completamente gratis y te ofrece una experiencia premium. Es fácil de usarlo y puedes acceder también desde su aplicación Android o iPhone.

Ventajas:

  • Te da opción de compartir tu calendario.
  • Cuenta con la vista de pantalla simultánea para que muestres tus presentaciones.
  • Dispone de un chat lateral con el que podrás intercambiar mensajes rápidamente.

Desventajas:

  • Su interfaz no es la mejor; es menos agradable que la de otros programas.
  • Algunas veces presenta fallas cuando se accede por medio de la aplicación.

8. ooVoo

Millones de personas la usan por su facilidad de navegación. Solo es necesario descargar la aplicación o programa en el computador y una vez dentro, puedes conectar con perfiles que también están ahí o enviar invitaciones para quienes todavía deban registrarse.

Ventajas:

  • Su interfaz es muy fácil de usar, incluso para los menos familiarizados con las videoconferencias.
  • Tiene alta calidad de imagen y audio.
  • Funciona bien en smartphones Android y iOs, y en Windows o Mac.
  • Permite a los usuarios compartir pantalla en vivo

Desventajas:

  • Solo funciona para equipos pequeños; permite únicamente 6 usuarios en videollamada y se puede añadir hasta 6 asistentes por teléfono.

9. Any Meeting

Esta plataforma permite hacer webinars, videoconferencias y reuniones en línea. Solo necesitas crear una cuenta y puedes usarla de forma gratuita para programar videollamadas.

Ventajas:

  • Tiene una interfaz amigable para el usuario.
  • La videollamada se programa en una dirección web, la cual contiene el identificador de la reunión.
  • Permite grabar la videoconferencia para que otros asistentes puedan verla después.
  • Cuenta con un chat donde se puede interactuar con los asistentes a la videoconferencia.

Desventajas:

  • Pueden aparecer anuncios publicitarios en su versión gratuita.
  • Es necesario descargar la aplicación en el computador o celular para poder acceder a la reunión.
  • No permite una capacidad superior a 200 asistentes, incluso en planes no gratuitos.

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1 Comment

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Potencia la comunicación en tu empresa con estas herramientas web 2.0 – Tigo Business Hubreply
2020-08-06 at 3:21 PM

[…] Lo bueno y lo malo de las herramientas online para reuniones de equipo […]

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